Tổ chức event và những kinh nghiệm cần phải biết

- Thanh Phụng

Tổ chức event chính là công việc góp phần đánh bóng được tên tuổi, thương hiệu cùng với sản phẩm của công ty thông qua các sự kiện, event. Là cơ hội để cho các doanh nghiệp có thể gặp gỡ và trao đổi, giao lưu với đối tác hay những cơ quan công quyền, cơ quan truyền thông, thúc đẩy những thông tin 2 chiều cũng tăng cường được những mối quan hệ có lợi dành cho công ty.

KINH NGHIỆM TỔ CHỨC EVENT HIỆU QUẢ

Công việc tổ chức sự kiện (TCSK) giống như một bức tranh của môn trò chơi ghép hình và người chơi chỉ có thể thành công khi ghép được hoàn chỉnh bức tranh đó bằng hàng trăm hoặc là hàng ngàn những mẩu chi tiết nhỏ. Đẳng cấp của doanh nghiệp được thể hiện ở sự hoàn hảo trong từng chi tiết nhỏ tại các event mà họ đã tổ chức.

Những người tổ chức event không những phải lên thiết kế chương trình và liên lạc với những doanh nghiệp cần thiết mà họ còn phải biết liên hệ với tất cả các khách mời cùng khách hàng,... để có thể biết được những thông tin chính xác và phải gắn bó với toàn bộ chương trình từ đầu cho tới cuối. Nếu như chương trình bị thay đổi vào những phút cuối bởi vì bất kỳ một lý do nào đó, thì kế hoạch sẽ lại bắt đầu bằng con số 0. Chính vì thế mà những nhân viên TCSK cần phải chuẩn bị thật kỹ càng mọi chi tiết dù là nhỏ nhất cho chương trình.

ĐIỀU CẦN LƯU Ý KHI TỔ CHỨC EVENT

Thông thường, khi tổ chức một sự kiện giới thiệu sản phẩm, họp báo hoặc lễ trao giải thường,... các doanh nghiệp thường sẽ nhắm tới những tiêu chuẩn sao của khách sạn, nơi tổ chức event. Khách sạn càng nhiều sao càng được ưu tiên vì được tối ưu về điều kiện tổ chức, tiện nghi và phục vụ... Nhưng những khách sạn cho dù nhiều sao thì sức chứa cũng chỉ khoảng từ 300 cho tới 400 người.

Có nhiều doanh nghiệp khi làm chương trình với tính chất là giao lưu cộng đồng ở những sân vận động, câu lạc bộ hay nhà thi đấu,... Với hệ thống máy lạnh hoạt động kém, ánh sáng và âm thanh thì chập chờn, vấn đề về an ninh cũng không được thắt chặt,...  Có những nơi còn không có cả thời gian để dàn dựng và chạy thử chương trình, bởi vì tiền thuê địa điểm lại được tín bằng thời gian diễn ra sự kiện. Nếu như muốn event diễn ra thuận lợi thì các doanh nghiệp sẽ phải chi trả thêm một khoản dành cho thời gian dàn dựng cũng như là diễn tập.

NHỮNG SAI LẦM RẤT DỄ PHẠM PHẢI KHI TỔ CHỨC EVENT

Khi tổ chức event thì người dẫn chương trình đôi khi cũng sẽ gây ra các tình hướng dở khóc dở cười. Thông thường thì bên làm chương trình sẽ gửi một bài nói đã được biên soạn trước cho MC cách đó vài ngày để MC có thể đọc và tập trước sao cho nhuần nhuyễn. Nhưng đôi khi người dẫn chương trình lại quá tự tin vào khả năng của mình mà không cần phải xem trước. Nhưng cũng có những trường hợp MC lại chỉ nhận được bài nói của mình cách đó vài tiếng và thậm chí là ngay khi chương trình bắt đầu. Điều này sẽ dẫn tới hậu quả là nội dung một đằng và người dẫn chương trình lại đi một nẻo.

Một event được tổ chức chuyên nghiệp cũng sẽ tính tới những giải pháp xử lý bất ngờ. Theo đó, người tổ chức sẽ phải dự đoán được các tình huống xấu nào có thể sẽ xảy ra và cách thức giải quyết cụ thể theo từng trường hợp. Như vậy sẽ hay hơn so với việc cố gắng để tổ chức event hoàn thiện và tránh không để xảy ra bất cứ một sơ suất nào. Trên thực tế, thì đây cũng là điều không thể và có khi sẽ còn tác dụng ngược lại, bởi vì càng cố chu toàn mọi mặt thì sẽ lại càng dễ xảy ra sơ hở.

Song song đó cũng có những sự việc xảy ra ngoài ý muốn của tổ chức vì không nắm bắt được luật lệ. Đầu tiên chính là việc xin phép tổ chức họp báo và vốn thì đã được cơ quan quản lý quy định rõ ràng: thời gian cấp phép cho công ty Việt Nam sẽ là một ngày, và công ty mà có yếu tố nước ngoài thì sẽ là bảy ngày. Ai là người lo tổ chức họp báo dành cho doanh nghiệp nước ngoài mà không thể nắm vững được những quy định này, thì cứ đợi tới sát ngày mới xin phép thì không chừng sẽ rơi vào cảnh bị hoãn cuộc họp.

Theo galaxymedia