Có những thành viên nào trong một Ekip tổ chức sự kiện?

- Tuyết Ngân

Để một sự kiện thành công không thể không thể kể đến vai trò của đội ngũ thành viên trong Ekip tổ chức sự kiện. Vậy một Ekip tổ chức sự kiện sẽ yêu cầu có những vị trí nào? Họ có vai trò gì và làm việc ra sao? Cùng sukienchuyennghiep điểm lại những vị trí này trong bài viết dưới đây nhé (Đây là các vị trí trong một sự kiện cỡ trung bình trở lên, ở các sự kiện nhỏ hơn thì vai trò của các vị trí có thể được gộp lại do không đủ nhân sự)

1. Event coordinator – Điều phối sự kiện:


Người điều phối sự kiện đứng ở vị trí hàng đầu trong bộ máy nhân sự của êkip. Do đó, họ có quyền cao nhất và có trách nhiệm quản lý toàn bộ nhân viên phía dưới. Vai trò của họ là điều phối các công việc chi tiết được yêu cầu để đảm bảo chương trình diễn ra suôn sẻ và bám sát với kế hoạch đã đề ra. Họ có thể làm việc cho các nhãn hàng hoặc các agency sự kiện, hoặc làm freelancer. Người điều phối sự kiện có khả năng tổ chức các sự kiện dạng festival, hội thảo hội nghị, các chương trình quảng cáo của nhãn hàng, v.v… Người điều phối sự kiện phải cực kỳ tốt trong một số kỹ năng như khả năng truyền đạt thông tin, tổ chức và sắp xếp công việc, sự chú ý đến các chi tiết. Họ cũng phải làm việc tốt dưới áp lực công việc cao, đảm bảo sự kiện diễn ra êm xuôi.

2. Event planner – Lên kế hoạch tổ chức sự kiện:

Người lên kế hoạch tổ chức sự kiện có vai trò sống còn trong một êkip bởi họ phải đảm nhiệm một loạt các nhiệm vụ quan trọng như lựa chọn địa điểm, logistic, catering và có trách nhiệm làm việc với các bộ phận tài chính, đảm bảo chương trình có được hiệu quả mong muốn trong mức ngân sách cho phép. Họ cần có các kỹ năng bao gồm khả năng truyền đạt thông tin (cả viết và nói), giữ bình tĩnh trong môi trường làm việc áp lực cao và tất nhiên cả kỹ năng thương lượng. Họ sẽ phải đàm phán với các cơ quan chính quyền khi xin giấy phép cho những sự kiện có chứa các yếu tố nhạy cảm hoặc có thể gây tranh cãi.

3. Client Service Event Manager – Quản lý dịch vụ khách hàng:

Đây cũng là một vị trí cấp cao và mang nhiều trọng trách trong êkip tổ chức sự kiện. Họ phải vô cùng chuyên nghiệp, lịch thiệp và có những kỹ năng con người cực tốt để giải quyết công việc hiệu quả. Ví dụ khi khách hàng tức giận, họ phải cố gắng hết sức để khiến khách hàng bình tĩnh trở lại trong khi tìm cách đưa ra những lý do hợp lý và xử lý tình huống thấu đáo. Họ cũng phải đương đầu với hàng loạt những phản hồi, phàn nàn từ khách hàng hoặc khán giả khi sự kiện diễn ra, điều này đòi hỏi các kỹ năng truyền thông rất tốt.

4. Event Manager – Quản lý sự kiện:

 

Quản lý sự kiện phối hợp làm việc rất chặt chẽ với người điều hành sự kiện để đảm bảo chương trình diễn ra êm xuôi nhất có thể. Vai trò của họ rất linh hoạt và đôi khi còn phụ trách giải quyết cả những công việc giấy tờ thuần túy như lập kế hoạch chi tiết/điều phối công việc trong trường hợp có những thay đổi bất ngờ so với kịch bản. Nếu các thành viên trong team có vấn đề phát sinh, họ có thể trao đổi trực tiếp với Event Manager. Vai trò của người quản lý sự kiện là lắng nghe và giúp đỡ nhân viên, hướng dẫn để họ hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình trong sự kiện.

5. Event Assistant – Trợ lý sự kiện:

Trợ lý sự kiện hỗ trợ và thực hiện khá nhiều các công việc nhỏ trong quá trình tổ chức. Họ gọi điện tới các bên liên quan để xử lý công việc hoặc giúp đỡ tìm kiếm thông tin. Trong một số trường hợp nếu người quản lý sự kiện bận việc, họ có thể trực tiếp quản lý các nhóm nhỏ, chỉ đạo các công việc cần thiết. Trợ lý sự kiện cần phải nắm rõ kịch bản chi tiết để điều động nhân sự. Họ cũng cần có khả năng tổ chức tốt và linh hoạt để đáp ứng nhiều yêu cầu khác nhau của Event Manager.

6. Choreographer – Biên đạo:

Biên đạo là người sáng tạo các màn biểu diễn, kết nối chúng và sau đó truyền đạt lại cho các diễn viên biểu diễn thực hiện. Họ cần các kỹ năng như sự sáng tạo, khả năng nghĩ khác biệt và kiến thức về những loại hình nghệ thuật khác nhau như khiêu vũ, kịch, múa, v.v… Họ cũng sẽ tham gia các buổi tổng duyệt kỹ thuật để đảm bảo các màn biểu diễn hoàn hảo nhất có thể và thể hiện đúng ý đồ của mình.

7. Artistic director – Chỉ đạo nghệ thuật:

Chỉ đạo nghệ thuật sẽ là người quản lý trực tiếp của các thiết kế và giám đốc sáng tạo – những vai trò rất lớn trong một sự kiện. Người chỉ đạo nghệ thuật cũng phối hợp chặt chẽ với các bộ phận marketing và truyền thông để tìm kiếm các nguồn tài trợ, các cơ hội trao đổi quyền lợi truyền thông, quảng bá cho chương trình. Họ là người đưa ra các mô tả sơ lược đầu tiên về sự kiện cho tất cả các bộ phận để cùng tham gia vào quá trình sáng tạo. Bởi vì đóng một vai trò vô cùng quan trọng trong bộ máy quản lý, họ phải có kỹ năng truyền đạt thông tin rất tốt với êkip của mình. Chỉ đạo nghệ thuật cũng là người kiểm soát công việc của tất cả các bộ phận, đảm bảo mọi việc luôn trong tầm kiểm soát.

8. Ticket sales manager – Điều hành bán vé:

Vị trí này thoạt nghe có vẻ rất đơn giản nhưng không phải như vậy. Người phụ trách hoạt động bán vé có trách nhiệm giải quyết mọi vấn đề liên quan đến vé, bao gồm thiết kế, in ấn, thu thập dữ liệu khách hàng, phân phối vé như thế nào, v.v… Họ cần các kỹ năng rất đa dạng, phần lớn là để trao đổi với khán giả bởi để việc bán vé hiệu quả, họ phải giỏi kỹ năng thuyết phục và thương lượng. Họ cũng không thể kỳ vọng lúc nào các khán giả cũng sẵn sàng mua vé cho sự kiện của mình, do vậy, việc cần làm là hãy khiến khán giả thèm khát và muốn tham gia chương trình bằng được.

9. Catering Management – Quản lý dịch vụ ăn uống:

 

Người quản lý dịch vụ ăn uống có trách nhiệm trong việc chiêu đãi khách và đảm bảo khách hàng hài lòng về dịch vụ, đồ ăn, thức uống trong sự kiện. Vai trò ưu tiên hàng đầu của họ là cung cấp dịch vụ, trang trí các món ăn trong sự kiện, đáp ứng kỳ vọng của khách hàng về thực phẩm phù hợp với tiêu chuẩn vệ sinh cũng như chi phí cho phép. Họ là nguồn cung cấp thực phẩm và set up các khu vực ăn uống tại địa điểm tổ chức. Họ cũng kết nối với các Quản lý và Điều phối sự kiện để quyết định ngân sách, đưa ra những lưu ý để bảo quản thực phẩm được tươi ngon, giữ lạnh cho những loại đặc biệt… Nhất là với các sự kiện dài ngày, họ còn cần đảm bảo đồ ăn luôn sẵn sàng cho từng ngày/từng buổi. Các phẩm chất cần có ở họ là khả năng giữ bình tĩnh trong môi trường áp lực, khả năng truyền đạt thông tin tốt, kỹ năng tổ chức. Một tình huống cần giữ bình tĩnh rõ nhất là khi đối mặt với cả hàng dài khách mời đang chờ được phục vụ và ai cũng đòi hỏi đồ ăn tươi ngon. Họ phải có khả năng cung cấp dịch vụ của mình một cách chuyên nghiệp, nhanh chóng và hợp lý nhất có thể.

10. Lighting Operator – Lập trình ánh sáng:

Người lập trình ánh sáng sẽ làm việc trong mọi buổi tổng duyệt và set up cho sự kiện. Họ có những trang thiết bị và các ký hiệu riêng biệt của mình để vận hành thiết bị từ bàn điều khiển. Họ cũng phải chịu trách nhiệm set up và vận hành hệ thống từ lúc bắt đầu đến khi kết thúc chương trình.

11. Sound operator – Lập trình âm thanh:

Giống như lập trình ánh sáng, người lập trình âm thanh làm việc tại khu vực bàn điều khiển trong sự kiện. Họ còn có thể phụ trách điều khiển cả hệ thống trình chiếu (nếu có). Trách nhiệm của họ là kiểm tra các thiết bị trước buổi diễn, set up và quản lý chúng từ khi bắt đầu đến khi kết thúc chương trình. Với hệ thống thiết bị phức tạp, họ luôn luôn phải có mặt trong các buổi tổng duyệt để quen thuộc với kịch bản chương trình và đảm bảo những hiệu ứng âm nhạc, âm thanh được trình diễn hiệu quả.

12. Director – Đạo diễn:


Đạo diễn thuộc quyền quản lý của Chỉ đạo nghệ thuật và có trách nhiệm giám sát chất lượng nghệ thuật chung của toàn bộ quá trình sản xuất. Họ làm việc về ngân sách với Quản lý sản xuất và phối hợp với bộ phận thiết kế để đảm bảo các ý tưởng, kịch bản của chương trình được thực hiện xuyên suốt. Đạo diễn cũng có trách nhiệm chỉ đạo các diễn viên biểu diễn và bộ phận sản xuất thực hiện công việc theo yêu cầu.

13. Administrator – Quản lý hành chính:

Quản lý hành chính chịu trách nhiệm về tiền lương, các vấn đề liên quan đến quyền lợi và chính sách đãi ngộ dành cho nhân viên. Họ cũng phân bổ nguồn lực tài chính trong công ty đến các bộ phận. Điều này cần thiết để tránh cho nguồn lực tài chính của công ty được phân bổ không không hợp lý hoặc lãng phí và không thể kiểm soát được.

14. Production Manager – Quản lý sản xuất:

Quản lý sản xuất có trách nhiệm điều phối nhân viên sản xuất các hạng mục phục vụ cho sự kiện và giám sát tất cả công việc liên quan để đảm bảo quá trình làm việc an toàn và đúng tiến độ. Họ cũng là người chịu trách nhiệm cho Quản trị rủi ro trong sự kiện. Họ làm việc với giám đốc và bộ phận thiết kế để đảm bảo ngân sách thực hiện, tiến độ cung cấp các hạng mục cho chương trình. Quản lý sản xuất kiểm soát ngân sách và tiến độ làm việc, giám sát toàn bộ công việc từ thời gian bắt đầu chuẩn bị cho đến tận khi buổi tổng duyệt kỹ thuật của sự kiện kết thúc.

Theo Báo Backstage.vn