7 lời khuyên hữu ích cho các sự kiện từ thiện

- Quỳnh Anh

Không khó để tổ chức một buổi quyên góp, từ thiện, nhưng xét về mặt hiệu quả hay tính lâu dài thì cần có chiến lược rõ ràng, tổ chức chuyên nghiệp.

Sự kiện từ thiện khá đa dạng từ tổ chức các gian hàng từ thiện, đấu giá gây quỹ, kêu gọi quyên góp hoặc nâng cao ý thức của người tham dự tới một vấn đề nào đó trong xã hội. Với mục đích cao cả, khơi gợi tấm lòng nhân ái, trách nhiệm của con người, sự kiện thiện nguyện có lợi thế để thu hút người tham dự nhưng chưa đủ nếu thiếu đi vai trò của ban tổ chức và một vài bí quyết sau:

1. Chủ đề và format tổ chức hấp dẫn
Sâu trong tận đáy lòng, ai cũng có lòng nhân ái hảo tâm muốn giúp đỡ và muốn tham gia với điều kiện: sự kiện phải hết sức thiết thực và có ý nghĩa thật sự. Nếu chủ đề sự kiện quá mông lung và không có mục tiêu, không có đối tượng cụ thể thì không ai sẵn lòng tham gia. Và mọi người cũng không muốn tham dự một sự kiện nhạt nhẽo, một màu. Dù làm sự kiện từ thiện nhưng chương trình thú vị bao giờ cũng để lại ấn tượng tốt hơn và thu hút cả những lần tổ chức tiếp theo.
2. Đề xuất ngân sách chặt chẽ, lường trước các khoản phát sinh
Có thể tiết kiệm một khoản chi phí nào đó để đóng góp thêm vào quỹ chung của sự kiện từ thiện rồi. Vì thế, người tổ chức cần tính toán kỹ lưỡng để hạn chế chi phí không cần thiết. Thậm chí có thể mời tài trợ càng nhiều hạng mục càng tốt để giảm chi phí tổ chức sự kiện.
3. Chọn địa điểm phù hợp
Tiền thuê địa điểm luôn là một vấn đề cần cân nhắc trong bất kỳ sự kiện nào. Đối với các sự kiện từ thiện thì không nhất thiết phải chọn nơi sang trọng hay trung tâm thành phố. Thậm chí, ban tổ chức có thể xin tài trợ địa điểm để tiết kiệm tối đa chi phí.
4. Đăng ký tham dự và bán vé online
Với sự phát triển của email, mạng xã hội,…không khó để tạo ra form đăng ký hoặc bán vé online. Việc này giúp ban tổ chức sự kiện ước lượng được số người tham gia và chuẩn bị tiếp đón khách chu đáo hơn.
5. Tận dụng mọi công cụ truyền thông online miễn phí
Gửi email marketing, tạo event trên fanpage, up story trên facebook và instagram, đăng bài trên các chuyên trang về sự kiện là phương thức miễn phí có thể áp dụng để quảng bá, truyền thông, kêu gọi mọi người tham dự sự kiện. Và để những kênh này mang lại hiệu quả thật sự, cần đầu tư nội dung chỉn chu và cẩn thận, khơi gợi được hành động chung tay của mọi người.
6. Tuyển chọn, đào tạo kỹ năng cho đội ngũ tình nguyện viên
Sẽ thế nào khi người ta háo hức đến tham dự một sự kiện thiện nguyện nhưng lại gặp các nhân sự ủ rũ, chán nản hoặc tỏ ra mệt mỏi? Vai trò của các tình nguyện viên rất quan trọng để truyền cảm hứng, tăng nhiệt huyết đóng góp của khách tham gia. Vì thế, nên tuyển chọn tình nguyện viên kỹ càng và đào tạo kỹ lưỡng về mục đích, ý nghĩa cũng như chương trình diễn ra như thế nào.
7. Tạo ra cộng đồng riêng
Những sự kiện từ thiện thường sẽ có một tổ chức hoặc cộng đồng đứng sau hỗ trợ. Nếu chưa thì nhân dịp tổ chức này, nên thành lập ra một cộng đồng như thế để hoạt động lâu dài, mang lại hiệu quả thiết thực.

Dee Fan